Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) pozwala zautomatyzować obsługę faktur dla rezerwacji w Lockme. Po jej skonfigurowaniu Lockme może automatycznie wystawić fakturę, przesłać ją do KSeF oraz poinformować klienta o jej dostępności.
Jak skonfigurować integrację z KSeF?
Integrację należy skonfigurować w panelu Lockme w zakładce Integracje.
Aby dodać nową integrację:
Przejdź do zakładki Integracje.
Kliknij Dodaj.
Wybierz oddział, dla którego konfigurujesz integrację.
Jako typ integracji wybierz KSeF.
Wprowadź nazwę integracji.
Utwórz integrację.
Ważne: integrację z KSeF należy skonfigurować osobno dla każdego oddziału. Jeśli firma posiada kilka oddziałów, każdy z nich wymaga własnej integracji.
Ustawienia integracji
Po utworzeniu integracji należy uzupełnić dane potrzebne do automatycznego wystawiania faktur.
Token dostępu
W polu Access token należy podać token wygenerowany w Aplikacji Podatnika KSeF, w sekcji Tokeny.
Token musi posiadać uprawnienia do wystawiania faktur.
Pozostałe ustawienia
W konfiguracji można określić między innymi:
prefiks numeru faktury,
datę rozpoczęcia automatycznego fakturowania,
opcję automatycznego wysyłania faktur do KSeF,
stawkę VAT,
NIP i dane firmy.
Data rozpoczęcia automatycznego fakturowania określa, od kiedy rezerwacje mogą być obsługiwane przez automatyczny proces. Automatycznie fakturowane będą rezerwacje odbywające się w tym dniu lub później.
Przy pierwszym uruchomieniu integracji zalecamy pozostawienie wyłączonej opcji automatycznego wystawiania faktur. Po zweryfikowaniu pierwszej faktury możesz włączyć automatyczne wystawianie. Od tego momentu kolejne faktury będą obsługiwane automatycznie.
Po uzupełnieniu konfiguracji należy zapisać ustawienia i aktywować integrację.
Co się dzieje, gdy klient poprosi o fakturę?
Jeżeli klient podczas rezerwacji zaznaczy, że chce otrzymać fakturę:
System zapisze tę informację wraz z danymi podanymi przez klienta do faktury.
Otrzymasz powiadomienie e-mail z informacją, że klient poprosił o fakturę.
Prośba o fakturę będzie widoczna również w kalendarzu w postaci ikony faktury.
Po wejściu w szczegóły rezerwacji będzie można sprawdzić dane do faktury podane przez klienta.
Dalszy sposób obsługi zależy od tego, czy w integracji włączone jest automatyczne wystawianie faktur.
Automatyczne wystawianie faktur
Jeśli automatyczne wystawianie jest włączone, nie musisz wystawiać faktury ręcznie.
System zajmie się nią po rozliczeniu rezerwacji, czyli 2 dni po terminie gry. Wtedy automatycznie:
przygotuje fakturę na podstawie danych z rezerwacji,
wystawi ją i prześle do KSeF,
wyśle klientowi e-mail z informacją o fakturze, kodem QR i przyciskiem „Zobacz fakturę”.
Ręczne wystawianie faktur
Jeśli opcja automatycznego wystawiania faktur nie jest włączona, Lockme nie wystawi faktury samodzielnie. Prośba klienta o fakturę pozostanie widoczna w systemie i będzie wymagała ręcznej obsługi. Aby wystawić fakturę:
Przejdź do kalendarza i otwórz szczegóły rezerwacji, dla której klient poprosił o fakturę.
Sprawdź dane do faktury podane przez klienta.
Kliknij „Wyślij do KSeF”, aby przekazać fakturę do KSeF.
Co dzieje się po wysłaniu faktury do KSeF?
Po wysłaniu faktury do KSeF jej dalsza obsługa odbywa się poza Lockme, bezpośrednio w KSeF.
Oznacza to, że jeśli po wystawieniu faktury konieczne będzie wykonanie dodatkowych operacji, na przykład wystawienie korekty, należy zrobić to samodzielnie w KSeF. Lockme służy do przygotowania i przekazania faktury w ramach integracji, ale nie obsługuje późniejszych zmian dotyczących dokumentu znajdującego się już w KSeF.
Gdzie sprawdzić wystawione faktury KSeF?
Faktury obsługiwane przez integrację można sprawdzić w panelu Lockme w zakładce Faktury KSeF. Pozwala ona kontrolować faktury wystawiane w ramach integracji, sprawdzać ich status oraz pobierać faktury.
Potrzebujesz pomocy?
Masz pytania dotyczące integracji z KSeF lub potrzebujesz pomocy z jej konfiguracją? Skontaktuj się z nami pod numerem +48 577 502 902 lub adresem e-mail [email protected]