Czy wiesz, że prowadząc Escape Room już od 1 kwietnia 2018 musisz wyposażyć swoją firmę w kasę fiskalną? Czasu zostało niewiele, ale spokojnie – mamy dla Ciebie super ofertę. Przygotowaliśmy specjalne ceny na urządzenia marki Novitus największego polskiego producenta, dostępne wyłącznie dla firm korzystających z platformy Lockme.pl.
Jaką kasę wybrać i na co zwrócić uwagę?
Najpierw należy zdecydować: kasa czy drukarka fiskalna.
Różnica polega na tym, że kasa jest urządzeniem samodzielnym, a drukarkę podłącza się do systemu komputerowego. W przypadku drukarki fiskalnej rejestracja sprzedaży biletów odbywa się w całości na komputerze, a drukarka fiskalna na końcu wydrukuje paragon fiskalny i zarejestruje tę usługę w pamięci. Idealną drukarką do sprzedaży biletów do escape-roomów, które korzystają z systemu sprzedażowego na komputerze jest drukarka Deon E – mała i nowoczesna z elektroniczną kopią wydruku.
Drugim rozwiązaniem jest kasa fiskalna. Od drukarki fiskalnej różni się tym, że posiada własną klawiaturę, co umożliwia wystawienie paragonu bez podłączania do komputera.
Najczęściej właściciele escape-roomów poszukują modeli o małych wymiarach, przenośnych i łatwych w obsłudze. Taka właśnie jest kasa Nano E – pierwsza w Polsce przenośna kasa fiskalna z elektronicznym zapisem kopii wydruku, od kilku lat na rynku – co świadczy o jej popularności.
Można na niej zaprogramować nazwy usług o długości aż 40 znaków, rejestrować płatność m.in. gotówką, kartą, przelewem, bonem a także w innej walucie. Dzięki temu na kasie Nano E, możemy prowadzić ewidencję stanu kasy, co jest dużym udogodnieniem, zwłaszcza w przypadku rozliczania z utargu naszych pracowników.
Akumulator w kasie Nano E pozwala na wydrukowanie kilku tysięcy paragonów bez podłączania do zasilacza – dzięki temu unikamy tutaj problemu dodatkowego gniazdka prądu na recepcji. Kasę ze spokojem możemy ładować co kilka tygodni.
Klawiatura w kasie Nano E jest podświetlana co ułatwia jej obsługę – zwłaszcza w przyciemnionych recepcjach. 4 klawisze szybkiej obsługi pozwalają na łatwe i szybkie wywołanie najczęściej używanych funkcji: szybką sprzedaż biletu czy łatwe wystawienie raportu.
Generalnie łatwa obsługa kasy fiskalnej to także duże ułatwienie przy rotacji pracowników, których łatwiej nauczyć jej używania.
Dzięki elektronicznej kopii paragonu, którą posiada Nano E - odpada tutaj problem przechowywania przez 5 lat zadrukowanych rolek kopii papierowych. Kasa posiada tylko jedną rolkę, na której drukują się paragony dla klientów oraz raporty dla księgowej. Warto też tutaj zwrócić uwagę na szybki system wymiany papieru, który polega na otwarciu klapki i wrzuceniu rolki.
Wybrałem model i co dalej ?
Czas na zakupy. Należy przy tym pamiętać, że Rozporządzenie Ministra Finansów pozwala nowym podatnikom (kupującym kasy po raz pierwszy) na odliczenie 90% wartości ceny netto kasy fiskalnej, ale nie więcej niż 700 zł na jedną kasę. Przy czym jeśli zgłosisz przed zakupem do Urzędu Skarbowego, że planujesz zakupić więcej niż jedną kasę, to otrzymasz odliczenie od każdej kasy.
Kasę najlepiej nabyć u Autoryzowanego Przedstawiciela producenta, gdyż tylko to gwarantuje możliwość otrzymania odliczenia i zapewnienia opieki serwisowej. To także pewność, że serwisanci mają ważne uprawnienia serwisowe – co roku odnawiane.
Po zakupie kasę należy zaprogramować. Dane, takie jak nazwa firmy, adres oraz sprzedawane usługi wraz ze stawkami VAT, wprowadza do kasy sprzedawca kasy. Użytkownik kasy podaje te informacje sprzedawcy.
Po programowaniu sprzedawca – serwisant wprowadza kasę w tryb fiskalny. Jest to tak zwana fiskalizacja – czyli uruchomienie pamięci fiskalnej poprzez zapisanie w niej numeru NIP użytkownika. Od tego momentu wszystkie wystawione paragony zapisywane są w pamięci fiskalnej. Fiskalizację należy zgłosić do Urzędu Skarbowego w ciągu 7 dni. Polega to na zaniesieniu lub wysłaniu do US, dokumentów wypisanych przez serwisanta.
Od chwili fiskalizacji można wystawiać paragony i ewidencjonować sprzedaż.
Czy fakturę za zakup kasy fiskalnej mogę zaliczyć w koszty ?
Tak, jak najbardziej można ją zaliczyć w koszty uzyskania przychodu, na takich samych zasadach jak każdy zakup na rzecz firmy. Nie ma to wpływu na uzyskanie odliczenia z Urzędu Skarbowego z tytułu zakupu pierwszej kasy.
Kiedy wystawiać paragony?
W przypadku escape-roomów to istotne pytanie, gdyż często zapłata następuje w chwili rezerwacji, a nie w chwili odbycia gry. Zgodnie z aktualnymi przepisami paragon należy wystawić z chwilą, gdy otrzymamy zapłatę za grę, a nie jak było kiedyś, dopiero gdy wykonamy usługę.
Co w sytuacji gdy kasa się zepsuje i nie można wydrukować paragonu?
Przepisy nakazują w takim przypadku używanie kasy rezerwowej. Można ją zakupić wraz z kasą podstawową, wówczas na jej zakup również otrzymamy odpis w wysokości 700 zł. Jeśli podatnik nie posiada kasy rezerwowej, to w przypadku uszkodzenia kasy podstawowej należy zaprzestać prowadzenia sprzedaży/usług. Z tego też powodu warto nabyć kasę fiskalną dobrej jakości, produkowaną przez dużego producenta, którego urządzenia należą do najmniej awaryjnych np. firmy Novitus
Czy mogę pożyczyć kasę fiskalną?
Nie istnieje coś takiego jak pożyczanie kas fiskalnych, gdyż podczas fiskalizacji zostaje wprowadzony do pamięci fiskalnej na stałe numer NIP użytkownika.
O czym muszę pamiętać mając kasę fiskalną?
Każdy właściciel kasy fiskalnej powinien wiedzieć, że oprócz wystawiania paragonów należy drukować też raporty: dobowe i miesięczne. Dobowy wykonujemy zawsze na koniec dnia pracy, w którym wystawialiśmy paragony. Raport ten podsumowuje dzień i zapisuje zarejestrowaną sprzedaż do pamięci fiskalnej. Raport miesięczny z kolei sumuje sprzedaż z całego miesiąca – to ten raport właśnie przekazujemy księgowej.
Klient nie chce paragonu tylko fakturę?
Pamiętajmy, że kasa fiskalna służy do rejestrowania sprzedaży na rzecz detalistów, czyli klientów, którzy nie mają firm. W przypadku gdy klient życzy sobie fakturę na firmę - wystawmy mu fakturę. Jeśli jednak już wystawiliśmy takiemu klientowi paragon to należy: wystawić klientowi fakturę i dać mu fakturę, a wystawiony paragon dołączyć do naszej kopii faktury.
Paragon wystawiony, a klient chce zwrotu pieniędzy – co teraz?
Może się zdarzyć tak, że klient zapłacił a potem odwołał rezerwację lub z innego powodu żąda zwrotu pieniędzy. Z kasy fiskalnej nie wycofamy żadnego paragonu, który został już wystawiony i zakończony. Zgodnie z przepisami fiskalnymi należy prowadzić ewidencję zwrotów, w której odnotowujemy takie sytuacje. Ważne jest, aby oddając klientowi pieniądze odebrać od niego paragon ! Paragon ten dołączamy do wyżej wspomnianej ewidencji.
Podsumowując, przy wyborze kasy fiskalnej pamiętajmy, że będziemy na niej pracować kilka lat. Wybierzmy więc sobie urządzenie ergonomiczne, łatwe w obsłudze i nieawaryjne, czyli takie, które sprawi, że praca na nim będzie przyjemna i nie spędzi nam snu z powiek.
Wpis sponsorowany powstał we współpracy z firmą Arkomp
